Materi-Materi dalam Mc. Excell

MATERI YANG ADA DALAM MC. EXELL

 

SHORTING

1. Aktifkan (blok) data yang akan kita urutkan
2. Klik Menu Data | Sort
3. Pada Kotak Sort By pilih Tanggal, karena kita akan melakukan pengurutan berdasarkan tanggal.
4. Pilih Jenis Pengurutannya (Desccending atau Ascending)
5. Klik Option, selanjutnya akan ditampilkan pilihan sebagai berikut :

Pilih jenis pengurutan, berdasarkan hari atau Bulan.

Klik Ok untuk mengakhiri proses

DATA VALIDATION

 Pada kesempatan ini, kita akan mencoba belajar membuat validasi data menggunakan combo box (list), yaitu suatu kumpulan data yang dapat kita pilih. Fungsi combo box ini adalah agar data yang kita input memiliki nilai kepresisian yang tinggi, yakni tidak mungkin berbeda dengan isi pada combo box tersebut. Jadi dengan membuat combo box pada suatu sell, maka kita tidak dapat menginput data selain yang terdapat pada daftar di combo box tersebut.

Misalnya, suatu sell seharusnya berisi data = “Pensil 2B”. Maka jika ia diinput dengan nama yang berbeda, misalnya saja = “Pensil2B”, maka ia akan memberikan suatu peringatan bahwa data yang kita input ini salah, dan proses tidak dapat dilanjutkan sampai kita membetulkan penulisannya.

1. Buatlah suatu sample database.

2. Silahkan ke sell IV1, lalu ketikkan data.

Ket : Anda dapat menyimpan data combo box di range yang lain selain yang diatas, namun karena ini latihan, dianjurkan untuk mengikuti sebagaimana pada langkah-langkah yang dijelaskan diatas. Range yang digunakan untuk combo box hanya dapat disimpan pada sheet yang sama.

3. Silahkan ke sell C2, lalu klik menu Data è Validation. Set nilai properties pada tab “Settings” dan tab “Error Alert” (jangan dulu klik tombol OK)

4. Silahkan klik tombol OK. Maka kini sel C2 menjadi berjenis combo box.

5. Silahkan copy sell C2 ini, lalu sorot / block Sell C3:C15. Klik menu Edit è Paste Special. Silahkan pilih : Validation, lalu klik OK.

FILTER

CARA MENGGUNAKA FILTER DALAM EXCEL

Di dalam aplikasi Excel ada banyak fungsi yang dapat kita terapkan selain rumus - rumus dan formula untuk penghitungan salah satu nya adalah filter. Filter dalam excel jika kita definisikan fungsi nya adalah sebagai tombol penyaring untuk kita memilih data apa yang akan di munculkan pada suatu tabel dengan kategori yng telah di tentukan. Bagaimana cara membuat fiter tersebut ? ok....sebagai contoh gue coba kasih gambaran nya seperti ini :

1. Buka program excel di komputer atau laptop kamu.

ok di sini gue kasih contoh aja berupa data dari tempat kerja gue, karena kebetulan pekerjaan gue selalu berhubungan dengan analisa dan data jadi biar ga repot  - repot buat lagi ya yang sudah ada aja  deh nanti tinggal gue jelasin penggunaannya. Ini contoh data dari tempat kerja gue :

Nah misalnya kita hanya ingin memunculkan atau melihat data berdasarkan proses castingnya saja dari beberap proses yang ada, maka kamu cukup klik pada cel yang berwarna hijau yang menandakan area proces yang kasih tanda panah dengan huruf A lalu klik pada toolbar diatas yang gue kasih tanda panah dengan huruf B hingga di situ muncul tanda filter yang gue kasih tanda panah C. Ok jika semua itu udah kamu lakukan maka secara otomatis maka kamu menambahkan fungsi filter pada data tersebut. Berikut tampilannya setelah kamu beri filter, di dalam cell yang kamu klik tadi akan muncul icon baru berbentuk kotak kecil.

Selamat jika kamu bisa membuat sampai di sini maka sekarang kamu bisa mengolah data tersebut dengan filter yang sudah kamu buat tadi. Ok.....mari kita coba, dengan memfilter data tersebut berdasarkan process casting saja.Jjika kita klik icon filter pada cell maka akan muncul tampilan yang meminta kita untuk memarking atau beri tanda pada kolom di sampingnya sesuai kriteria yang kita inginkan. Setelah di beri marking maka data tersebut hanya akan memunculkan data yang sesuai dengan kriteria yang kita inginkan.

MENGAKSES DATA PADA SHEET YANG LAIN PADA FILE YANG TIDAK SAMA

Edit File Excel Bersama Banyak Orang

Sharing workbook adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni penggunaan satu file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah di-share, sebuah file Excel atau workbook dapat di-edit oleh beberapa orang sekaligus secara simultan, baik nilai, format, maupun data-data lain yang terdapat dalam workbook. Dengan cara ini suatu tugas dapat dikerjakan bersama-sama dengan output sebuah file tunggal. Dengan pembagian tugas yang jelas dan manajemen yang tepat, tugas tim dapat dikerjakan lebih efektif dan dapat selesai lebih cepat.

Pada prinsipnya fasilitas ini memanfaatkan dukungan File and Printer Sharing Windows. Harap diperhatikan, setelah Anda men-share workbook maka beberapa fasilitas dasar Excel menjadi tidak dapat lagi dilakukan. Fasilitas yang dimaksud adalah: merge cell, delete atau insert row-column, delete workshet, mengubah dialog box dan menu, conditional format dan data validation, insert charts, pictures, objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools, membuat password, melihat, mengubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert subtotals, membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuat macro.

Windows membatasi jumlah maksimal pengguna yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing dalam suatu waktu adalah 256 orang. Pengguna file ini dapat dibatasi hak penggunaannya dengan mengatur permission yang diset didalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, jika user memiliki akses penuh/full permission atas suatu folder sharing maka ia mempunyai akses yang sama terhadap file Excel tersebut.

Membuat Sharing Workbook

Untuk membuat file Excel dapat diakses secara bersama-sama, ikuti beberapa langkah berikut:Melalui Windows Explorer, Tentukan folder yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan file Excell Anda. Aktifkan file sharing dengan Klik Kanan Folder > Sharing and SecurityPilih Share this folder on The Network. Tandai check box Allow Network Users to Change My Files.Kemudian dari Excell, Buka file Anda kemudian pilih Tools > Share Workbook > tab Editing.Tandai check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.

 

MENGAKSES DATA PADA SHEET YANG LAIN PADA FILE YANG SAMA 

1. Pengisian data melalui format excel tersebut dikerjakan dalam satu bundel berkas yang diberikan, data setiap parpol di klasifikasikan berdasarkan provinsi, kabupaten/kota sampai tingkat kecamatan berdasarkan direktori (folder) serta kelurahan yang tertuliskan didalam file tersebut, sehingga parpol tidak diperkenankan merubah format kolom maupun text identifikasi lokasi seperti provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan dalan berkas tersebut.

2. Jika berkas kecamatan pada salah satu wilayah tidak ditemukan dalam hasil extract yang telah dilakukan yang terjadi karena adanya pemekaran wilayah, mohon lakukan hal ini :
1. Buat duplikasi file (copy-paste) dengan menggunakan kecamatan menggunakan file yang memiliki identitas yang sama dalam satu wilayah.
2. Penamaan file menggunakan format keterangan_[nama kecamatan][kode kecamatan], rubahlah file tersebut menggunakan format yang sama dengan sumbernya namun tanpa menggunakan kode kecamatan tertentu.

1. Jika berkas kelurahan pada salah satu wilayah tidak ditemukan dalam hasil ekstrak yang telah dilakukan karena adanya pemekaran pada wilayah tersebut. Mohon lakukan hal ini :
1. Buat duplikasi sheet pada file excel tersebut dengan menggunakan format kolom yang sama .
2. Rubahlah identitas kelurahan tersebut dengan nama kelurahan yang baru dalam file tersebut

Jika terdapat kesalahan dalam penulisan identitas seperti nama provinsi, kabupaten/kota, kecamatan atau kelurahan yang terdapat dalam berkas file hasil ekstraksi file zip, parpol tidak di perkenankan merubah sendiri identitas tersebut namun cukup menginformasikan pada pihak yang terkait utuk dilakukan revisi.

1. Mohon di perhatikan petunjuk penulisan dalam file excel dibawah ini :
1. Kolom nomor tidak menggunakan tanda titik (.), setelah menuliskan nomor urut.
2. Kolom nama diisi menggunakan huruf alphabet kapital.
3. Penulisan tanggal lahir menggunakan format [Tahun]-[Bulan]-[Tanggal], contoh 2012-08-17, formatting cell dalam excel dilakukan dengan cara :
1. Pilih cell / tempatkan pointer cell excel yang berisi format tanggal,
2. Click kana pada cell -> pilih format cells
3. Tab -> Date, Location -> English (U.K.), Type -> 2011-03-14
   
   
4. Pilih OK,
   
   
4. Penulisan kolom jenis kelamin ditulis dengan L atau P kapital, tidak dengan penulisan lengkap seperti Laki-laki atau Perempuan.

 VLOOKUP DAN HALOOKUP

fungsi vlookup dan halookup

Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.

Penulisan :

=VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

solusi :

Pada A8 masukkan nilai NIM terlebih dahulu yang terdapat pada tabel NIM-Nama. kemudian pada B8 ketikkan formula =LOOKUP(A8;$A$2:$B$5;2;0).

• fungsi hlookup

Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. bedanya Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan :

=HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

solusi :

Pada C6 ketikkan formula =HLOOKUP(B6;$B$1:$F$3;2;0).

• lookup value

Pada prinsipnya sama dengan Vlookup, namun pada lookup value ini memungkinkan kita untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sabagai referensi / patokan.

solusi : 

– Nama pada cell B11 adl =VLOOKUP(A11;$A$2:$D$5;2;0)

– Perihal pada cell D11 adl = VLOOKUP(C11;$F$2:$H$5;2;0)

– Judul pada cell E11 adl = VLOOKUP(C11;$F$2:$H$5;3;0)